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Le régime frais de santé complémentaire doit, pour bénéficier de l’exclusion de l’assiette des cotisations sociales, revêtir un caractère collectif et obligatoire tel que déterminé dans le cadre de l’une des procédures mentionnées à l’article L. 911-1 du Code de la Sécurité Sociale. En conséquence, ces garanties collectives sont mises en place :

 

• - soit par voie de conventions ou d’accords collectifs ;

• - soit à la suite de la ratification, à la majorité des intéressés, d’un projet d’accord proposé par le chef d’entreprise (Référendum);

• - soit par une Décision Unilatérale du chef d’entreprise (également appelée Décision Unilatérale de l’Employeur) constatée dans un écrit remis par celui-ci à chaque intéressé.

 

S’agissant des deux dernières modalités de mise en place, le projet d’accord ou la décision unilatérale, elles ne peuvent donc être déterminé que par le seul chef d’entreprise.

Le régime résultant d’un accord proposé par le chef d’entreprise ou d’une décision unilatérale du chef d’entreprise doit nécessairement être mis en place au niveau de l’entreprise et concerner tous les salariés de l’entreprise ou l’une ou plusieurs catégories objectives de salariés de l’entreprise, sans pouvoir se limiter aux salariés d’un seul établissement.

 

Rentrons à présent un petit peu plus dans le détail de chacune de ces 3 procédures.

 

Les dispositions particulières aux conventions et accords collectifs

 

Les garanties de frais de santé complémentaires peuvent être mises en place selon les différents types de conventions et accords collectifs prévus par le Code du Travail :

 

• - accords interprofessionnels ;

• - conventions de branche et accords professionnels ;

• - conventions et accords de groupe, d’entreprise ou d’établissement.

 

Au regard du caractère collectif des systèmes de garantie de frais de santé complémentaires, ces dispositions entraînent les conséquences suivantes s’agissant des règles de sécurité sociale :

 

1) L’accord d’entreprise

 

Les garanties mises en place par accord d’entreprise sont collectives si elles bénéficient à l’ensemble des salariés ou à une ou plusieurs catégories objectives de salariés de l’entreprise, tous établissements confondus.

 

Ainsi, sauf à remettre en cause son caractère collectif, un accord d’entreprise ne peut exclure certains établissements du bénéfice des garanties mises en place. De même, un accord d’entreprise décidant de conditions différentes selon les établissements contrevient au caractère collectif imposé par la loi.

 

Toutefois, certaines conventions collectives ont un champ d’application territorial limité, des règles différentes peuvent s’appliquer entre les établissements d’une même entreprise situés sur des territoires différents et régis par des conventions collectives différentes. Dans ce cas, le caractère collectif n’est pas remis en cause.

 

2) L’accord d’établissement

 

Compte tenu des règles générales de négociation prévues par le code du travail (articles L.2232-11 à L. 2232-29-2), rien ne s’oppose à ce qu’un système de garanties soit mis en place par un accord d’établissement.

 

3) L’accord de groupe

 

Lorsqu’un régime frais de santé complémentaire a été mis en place par un accord collectif de groupe d’entreprises, l’appréciation du caractère collectif se fait au niveau de chacune des sociétés composant ce groupe et ayant adhéré au régime.

 

La mise en place par référendum

 

Le projet de l’employeur, soumis préalablement à l’avis du Comité Social et Economique (CSE) de l’entreprise ou de l’établissement, doit être ratifié à la majorité des électeurs inscrits, et non des seuls votants. Sous peine de nullité, l’acte écrit doit contenir toutes les clauses obligatoires (articles L. 912-1 à L. 912-4 du code de la sécurité sociale) et aucune des clauses prohibées (articles L. 913-1 à L. 913-3 du code de la sécurité sociale)

 

Un système de garanties mis en place par cette procédure peut être révisé par un accord collectif.

 

La mise en place par Décision Unilatérale de l’Employeur

 

Comme pour le référendum, sous peine de nullité, la Décision Unilatérale de l’Employeur doit contenir toutes les clauses obligatoires et aucune des clauses prohibées.

 

L’employeur doit remettre sur tout support écrit ou transmettre par voie électronique à chaque salarié un écrit notifiant la décision unilatérale et doit pouvoir justifier de la remise de cet écrit ou de sa transmission par voie électronique

 

Un système de garanties mis en place par cette procédure peut être révisé soit par voie de conventions ou d'accords collectifs, soit à la suite de la ratification à la majorité des intéressés d'un projet d'accord proposé par le chef d'entreprise. Il peut également être révisé par une autre Décision Unilatérale de l’Employeur.

 

Vous l’aurez donc bien compris, la mise en place d’un régime frais de santé complémentaire dans l’entreprise implique donc un formalisme matérialisé par un acte de droit du travail.

 

Ce formalisme est indispensable car lors d’une opération de contrôle, l’employeur devra produire, quelle que soit la date de mise en place des garanties, les éléments probants afférents aux modalités de mise en place des garanties sous peine de voir les cotisations du contrat frais de santé réintégrés dans l’assiette de cotisations de Sécurité Sociale et ce sans compter les éventuelles pénalités.

 

Selon la procédure de mise en place du régime, l’employeur devra produire :

 

• - soit l’accord collectif et du récépissé de dépôt à la DREETS ;

• - soit le projet d’accord proposé par le chef d’entreprise et le procès-verbal de ratification.

• - soit dans le cadre d’une mise en place par Décision Unilatérale de l’Employeur : la copie de l’écrit remis aux salariés et actant la décision unilatérale et les justificatifs de remise de cet écrit à tous les salariés (document joint au bulletin de paie, remise en mains propres, envoi par courrier, transmission par courriel avec accusé de réception...).

 

Il est à noter que l’employeur est dispensé de produire ces éléments dans les cas d’extension par l’entreprise des niveaux de prestation prévus par une convention collective de branche, à niveau de cotisations identique.

 

Enfin, il convient de préciser que dans tous les cas, l’employeur devra produire les éléments descriptifs complémentaires du système de garanties (par exemple contrat d’assurance) qui ne figurent pas dans les documents précédents.